Persónuverndarstefna (viðskiptavinir)
Umfang
Multivac ehf hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem félagið safnar um þig. Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa þig um hvaða persónuupplýsingum félagið safnar, með hvaða hætti félagið nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.
Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga er varða viðskiptavini og birgja Multivac ehf, sem og aðra einstaklinga sem félagið eru í samskiptum við. Í persónuverndarstefnu þessari er jafnframt vísað til viðskiptavina sem „þín“ og félagið sem „okkar“.
Ef þú ert í vafa um það hvernig persónuverndarstefnan varðar þig, vinsamlega hafðu samband viðþá tengilið sem vísað er til í 11. gr. stefnunnar fyrir frekari upplýsingar.
1. Tilgangur og lagaskylda
Félagið leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og er persónuverndarstefna þessi byggð á lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga („persónuverndarlög“).
2. Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg eða nafnlaus teljast ekki persónuupplýsingar.
3. Persónuupplýsingar sem félagið safnar og vinnur
Við kunnum að safna persónuupplýsingum um þig í tengslum við samskipti okkar og eftir atvikum samstarf. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um ólíka aðila og kann vinnsla og söfnun á persónuupplýsingum að fara eftir eðli sambands þíns við okkur.
Í flestum tilfellum eru viðskiptavinir okkar lögaðilar, en einnig kann að vera að þeir séu einstaklingar. Þegar viðskiptavinir og birgjar eru lögaðilar eru að baki þeim forsvarsmenn og starfsmenn sem við kunnum að vinna með persónuupplýsingar um. Slíkar persónuupplýsingar eru fyrst og fremst:
samskiptaupplýsingar, s.s. nafn, netfang, starfstitill, símanúmer;
samskiptasaga.
Séu viðskiptavinir okkar einstaklingar er m.a. unnið með eftirfarandi upplýsingar:
samskiptaupplýsingar, s.s. nafn, netfang, símanúmer og heimilisfang;
kennitala;
samskiptasaga;
kaupsaga.
Þá notar Multivac ehf jafnframt samskiptaupplýsingar einstaklinga, sem ekki eru viðskiptavinir, til að senda beina markaðssetningu í pósti. Samskiptaupplýsingarnar eru fengnar frá póstfyrirtækjum.
Auk framangreindra upplýsinga, kunnum við einnig að safna og vinna aðrar upplýsingar sem þú lætur okkur í té, sem og upplýsingar sem eru nauðsynlegar vegna starfsemi okkar.
Að meginstefnu til öflum við persónuupplýsinga beint frá þér. Í þeim tilvikum þar sem persónuupplýsinga er aflað frá þriðja aðila munum við leitast við að upplýsa þig um slíkt, s.s. þegar tengiliðaupplýsingar einstaklinga eru fengnar af markhópslista frá póstfyrirtækjum.
4. Hvers vegna söfnum við og vinnum persónuupplýsingar og á hvaða grundvelli?
Þær persónuupplýsingar sem við vinnum um þig eru fyrst og fremst unnar á grundvelli samnings félaganna við þig, eða þess félags sem þú starfar fyrir. Það á t.a.m. við um samskiptaupplýsingar þínar þannig að okkur sé kleift að hafa samband við þig og getum komið reikningum áfram á rétta staði. Veitir þú okkur ekki nauðsynlegar upplýsingar getur það leitt til þess að við getum ekki gert samning við þig eða þann lögaðila sem þú kemur fram fyrir um þá þjónustu sem óskað er eftir og/eða að okkur sé ómögulegt að uppfylla skyldur okkar á grundvelli samnings.
Þá er unnið með persónuupplýsingar um þig á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar, af beinni markaðssetningu, s.s. þegar tölvupóstfang eða heimilisfang þitt er notað til að senda markpóst. Það skal tekið fram að markhópslistar sem fengnir eru frá póstfyrirtækjum eru bornir saman við bannskrá Þjóðskrár áður en markpóstur er sendur.
Þá byggjum við vinnslu persónuupplýsinga sem fram koma í ábendingum sem berast okkur á lögmætum hagsmunum félaganna af því að tryggja gæði og betri þjónustu.
5. Miðlun til þriðju aðila
Félögin kunna að miðla persónuupplýsingum um þig til verktaka, ráðgjafa og birgja vegna vinnu þeirra fyrir félögin. Þannig gæti persónuupplýsingum t.a.m. verið miðlað til utanaðkomandi aðila sem veita okkur upplýsingatækniþjónustu.
Þriðju aðilar sem veita okkur þjónustu samkvæmt framansögðu gætu verið staðsettir utan Íslands. Hafir þú t.a.m. samband við Multivac ehf á Facebook, kann persónuupplýsingum þínum að vera miðlað utan Íslands. Félagið mun þó ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar.
Að lokum gætu persónuupplýsingar um þig verið afhentar að því marki sem heimilað er eða krafist er á grundvelli viðeigandi laga eða reglna eða til að bregðast við löglegum aðgerðum eins og húsleitum, stefnum eða dómsúrskurði. Afhending getur einnig verið nauðsynleg í neyðarástandi eða til að tryggja öryggi starfsmanna okkar eða þriðju aðila.
6. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?
Félagið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum þar sem upplýsingar um þig eru vistaðar. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.
7. Varðveisla á persónuupplýsingum
Félagið mun leitast við að varðveita aðeins persónuupplýsingar um þig eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum.
Upplýsingar um viðskiptavini og birgja og forsvarsmenn/tengiliði viðskiptavina og birgja eru varðveittar í 4 ár frá lokum viðskipta. Sé um að ræða upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru þær varðveittar í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Upplýsingar úr ábendingum viðskiptavina kann að vera nauðsynlegt að varðveita lengur, t.d. ef ábendingin er í formi kvörtunar sem gefur til kynna að heilsutjón hafi orðið.
Þá er upplýsingum af markhópslista Multivac ehf eytt þegar markpóstur hefur verið sendur.
8. Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem félögin vinna
Þú átt rétt á að fá aðgang og í ákveðnum tilvikum afrit af þeim persónuupplýsingum sem við vinnum um þig sem og upplýsingar um vinnsluna.
Við ákveðnar aðstæður kannt þú jafnframt að hafa heimild til að óska eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt eða að vinnsla þeirra verði takmörkuð. Þá átt þú rétt á að fá persónuupplýsingar þínar leiðréttar, séu þær rangar eða óáreiðanlegar. Því er mikilvægt að þú tilkynnir okkur um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum þeim sem þú hefur látið okkur í té, á þeim tíma sem við á.
Auk þess kann að vera að þú eigir rétt á afriti af þeim upplýsingum sem þú hefur afhent okkur á tölvutæku formi, eða að við sendum þær beint til þriðja aðila.
Þegar við vinnum persónuupplýsingar þínar á grundvelli lögmætra hagsmuna okkar getur þú andmælt þeirri vinnslu.
Ofangreind réttindi þín eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög eða reglugerðir að heimila eða skylda okkur til að hafna beiðni þinni um að nýta þér umrædd réttindi. Réttur þinn til að andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna vegna beinnar markaðssetningar er þó fortakslaus.
9. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar
Ef þú vilt nýta þér þau réttindi sem lýst er í 8. gr. í stefnu þessari, eða ef þú hefur einhverjar spurningar vegna persónuverndarstefnu þessarar eða það hvernig við vinnum með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband við Multivac ehf sem mun leitast við að svara fyrirspurnum og leiðbeina þér um réttindi þín samkvæmt persónuverndarstefnu þessari.
Ef að þú ert ósátt/ur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).
10. Samskipti við félagið
Hjá Multivac ehf hefur vefumsjónarstjóri umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarstefnu. Hér fyrir neðan má finna samskiptaupplýsingar hans:
Nafn: Rúnar Helgason. Netfang: runar.helgason@is.multivac.com
11. Endurskoðun
Félagið getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar. Verði gerðar breytingar á persónuverndarstefnu þessari verður uppfærð útgáfa tilkynnt þér á sama hátt og stefna þessi var kynnt.
Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt þér.
Þessi persónuverndarstefna var sett þann 15. Apríl 2023.